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Coordinamento – “Work on your business, not in it”.

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Coordinamento: Ordinamento elaborato per conseguire uno o più fini determinati.

In ogni team o azienda, esiste l’esigenza di coordinare: l’insieme di procedure, operazioni e attività che, se spiegate ed allenate, creano appunto il sistema di coordinamento.

Da qui, andremo ad estrapolare, ad esempio, Policy di Condotta e Manuale Operativo.

Per riuscire a coordinare, servono valutazioni precise oltre ad una visione in prospettiva: chi, come, cosa e quando coordinare, per arrivare dove. E’ necessario ridurre le criticità. 

Un sistema di coordinamento correttamente studiato si concretizza in due scenari precisi: ciò che si deve pianificare in funzione di ciò che è difficilmente prevedibile. 

Le procedure servono, oltre che a creare lo standard di servizio, a supportare lo staff nella gestione dell’imprevisto: ci sarà di certo occasione di spegnere incendi, ma se l’estintore è sempre azionato, qualcosa è da rivedere.

 

La pianificazione non è un fattore opzionale

L’organizzazione ha come finalità il liberare lo staff dalle azioni superflue, evitando così perdite di tempo, incomprensioni e soprattutto sovrapposizioni: l’obiettivo è  guadagnare più tempo possibile da dedicare al protagonista, il cliente, il vero centro del servizio, mettendo in atto lo scenario operativo studiato nel piano marketing.

Con questo presupposto, diventa logico basare la costruzione della fase operativa ragionando, sin da subito, sul momento di occupazione massima: qui il coordinamento diventa un fattore imprescindibile e, se manca, si vede. 

L’obiettivo è realizzare un sistema fluido e collaudato, combattendo l’improvvisazione: il primo passo è posizionare i “segnalibri”, gli aspetti ciclici/metodici che bisogna allenarsi a riprodurre con costanza e dedizione per generare intesa, tramite una supervisione attenta e lucida da parte del personale incaricato.

 

                                 Potenziale

Performance =   ________________

                                 Interferenze

 

In sostanza, è fondamentale sviluppare una ottica correttiva in grado cogliere defezioni e migliorarle. Un errore ripetuto per 30 giorni genera (almeno) 30 errori.

Da qui, la frase cardine di questo articolo: Work on your business, not in it, che possiamo rappresentare così: 

Work on your Business: il pane fresco arriva alle 10, la sala necessita di 20 cestini pronti per le 12.00 che verranno preparati in cucina

Not in it: E’ arrivato il pane? Sono le 11.30 e anche oggi lo devo tagliare io, i miei dipendenti non si sanno organizzare 

Chi pagherà le conseguenze di questa disorganizzazione?

  • Il cliente, che si troverà in situazioni potenzialmente caotiche e differenziate ad ogni visita
  • L’ambiente, che dovrà sopportare molta tensione
  • La strategia di vendita, che non avendo standard di riferimento non sarà misurabile
  • Il flusso di cassa, che subirà decurtazioni significative in termini di fatturato

Una squadra di calcio dedica una settimana alla preparazione dei  90’ di gara. Riusciamo a capirne ora il motivo?


Se anche tu credi nell’importanza del coordinamento, e vuoi capire come applicare questi concetti con il team del tuo locale, ti aspettiamo al nostro corso di Bar Management

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