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7 pratiche di Time Management

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Time Management: quanto è importante gestire il tempo? Il nostro formatore e consulente Matteo Gamberi ce ne parla nel nostro nuovo articolo, indicandoci le 7 pratiche per la gestione di tempi aziendali. 


Partiamo da una breve frase che racchiude in sé il senso di questo articolo. “Be in The Box” : invece di iniziare migliaia di compiti senza controllarne nessuno, bisogna programmare.

La gestione delle mansioni aziendali è una attività complessa, ma in questo articolo vedremo che molti bug organizzativi dipendono esclusivamente dall’imprenditore stesso, dal modo di gestire task e modalità di comunicazione scelte

“Se non riesci a gestire il tuo tempo, come pensi di fare con quello degli altri?”

Vedremo infatti come l’esempio quotidiano sia il comportamento più efficace per  coordinare e quanto sia necessario trovare metodi (che non richiedano stress) da integrare ciclicamente nella quotidianità per coadiuvare benefici organizzativi, aumentando la produttività.

Ecco di seguito 7 best practice.

 

7 pratiche per un corretto Time Management

 

  1. SCRIVERE UNA “TO DO LIST”

Si sottovaluta questo strumento, sostituendolo in modo spannometrico: si ritiene di essere in grado mentalmente di organizzare le sequenze. Ma abituarsi a scrivere “le cose da fare” ha finalità diverse:

  1. obbliga a investire tempo per ragionare in maniera approfondita sui compiti e sulle priorità di svolgimento, producendo schematizzazione. 
  2. È un metodo, quindi si può trasferire ed è riconoscibile dal team. A differenza del proprio “ordine mentale” che rappresenta un elemento indicativo e grossolano

Solitamente, più ci si ritiene bravi a ricordare a mente, meno lo si è: ma la confusione genera confusione.  

 

  1. PREVEDERE I TEMPI MORTI PER RIEMPIRLI

Aspetto apparentemente banale, ma quante volte si verifica che il personale ciondola in divisa? Quei momenti sono da riempire: occorre perciò analizzare le fasi di stallo durante la giornata lavorativa.

  1. Momenti vuoti: o studio marketing per riempirli oppure li classifico come fisiologici organizzando lo staff  con compiti calibrati per durata: in 20 minuti si riesce (ad esempio) a spazzare l’ingresso, rinfrescare i bagni, portarsi avanti con delle preparazioni serali.
  2. L’attività F&B è notoriamente incoerente ed in preda a picchi di lavoro: questo può logorare l’efficienza dei dipendenti  se la gestione non ha processi chiari. Ecco perché è fondamentale studiare il servizio.

 

3. EVITARE IL MULTITASKING

Contrariamente a quello che i fautori di questa pessima abitudine sostengono, Multitasking non significa essere in grado di fare più cose contemporaneamente. Si può passare da un’attività all’altra velocemente, ma le ricerche sono chiare: impossibile, nel sistema cerebrale, prestare attenzione a due stimoli in contemporanea. 

  1. L’intermittenza incoraggia il nostro cervello a sviluppare pessime abitudini basate sulla gratificazione. Ogni volta che completiamo un piccolo task, il nostro corpo rilascia una piccola dose di dopamina, un ormone che stimola l’effetto “ricompensa”.
  2. Ci si sente gratificati quando si gestiscono più cose insieme, ma la verità è che quando accade ci si concentra su una cosa soltanto, confidando nella capacità del cervello di gestire circa in autonomia l’altra attività 


  1. CHIEDERSI COSA FA PERDERE TEMPO

Giri a vuoto, personale che corre, clienti trascurati, il telefono suona di continuo. “Vado io o tu al pass?” “Chi va in cassa?”

 Quindi: quali sono i bug e cosa posso fare per risolverli?

Concetto base: più è improvvisato, più il servizio è su un filo.

  1. Enorme errore: ripetere lo stesso lavoro in ciclo continuo. Invece che affrettarsi grossolanamente nel fare, per poi ripetersi, farle bene una volta sola: l’efficacia si tradurrà sempre in efficienza.
  2. Creare le condizioni per cui ogni membro del team sappia quali sono le procedure per completare le attività, e quando dovrebbero essere completate. I risultati non si ottengono con egocentriche azioni eclatanti (la sfuriata al vedere cestini sempre pieni) ma con azioni disciplinate e chiare che trasferiscono sicurezza. Abitudini corrette, controllando che vengano rispettate.


  1. ABOLIRE LA POLITICA DELLA PORTA APERTA

Lavorare senza appuntamento è fonte di dispersione. Il fornitore che “passa” e prende 20 minuti senza specifico motivo . Oppure le telefonate, i soci (hai 5 minuti?), il personale.

  1. E’ vitale che i collaboratori sappiano a chi  e come possono rivolgersi per avere supporto, oppure lavorare con loro per renderli autosufficienti:  rendersi però disponibili alle loro condizioni può ostacolare gli sforzi di gestione del tempo. 
  2. Lavorare su appuntamento: i fornitori, ad esempio, vanno invitati con regolarità perché portatori di preziose informazioni, ma la cadenza deve essere strutturata e condivisa per evitare interruzioni.


  1. RIDURRE AL MINIMO IL TURNOVER

Parliamo del turnover patologico, purtroppo molto diffuso. Il fulcro del ricircolo del personale è spesso legato a errate politiche aziendali: si verifica principalmente per insoddisfazione generale delle risorse impiegate in azienda. 

  1. Il turnover è un generatore delle peggiori perdite di tempo (oltre che economiche):  è logorante, influisce fortemente sulla qualità dell’ambiente. Ricerca, selezione, colloquio, prova, esito. Il processo di selezione andrebbe fatto meno volte possibile
  2. La trasparenza è un aspetto importante della gestione: senza coinvolgimento e metodo, lo stimolo dei collaboratori sarà soltanto legato ad aspetti economici e all’attesa di un’altra occasione: non creare le basi per lo sviluppo obbligherà il sistema aziendale a continui reset


  1. ORGANIZZARE MEETING EFFICACI

Anticipare bisogni e problemi nella gestione può fare molto per tenere a bada stress e caos. Per mettere i collaboratori nelle condizioni di lavorare ad un livello elevato, è necessario essere chiari nello spiegare le aspettative e i compiti durante colloqui appositi, che rappresentano però una delle dinamiche che fa perdere più tempo.

  1. Il meeting non è un monologo e perde efficacia se non viene coordinato con almeno 3 elementi basici:
    – scaletta riassuntiva degli argomenti (anticipatamente condivisa)
    – durata definita 
    – riassunto finale condiviso.
    La funzione è accrescere l’efficienza, non aumentare la dispersione con concetti vaghi 
  2. La coesione fra le risorse umane è uno dei fattori che aiuta a spingere l’azienda verso il suo massimo potenziale e aiuta a focalizzare l’attenzione su un obiettivo comune: l’egocentrismo va lasciato fuori dalla porta

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