7 pratiche di Time Management
Time Management: quanto è importante gestire il tempo? Il nostro formatore e consulente Matteo Gamberi ce ne parla nel nostro nuovo articolo, indicandoci le 7 pratiche per la gestione di tempi aziendali.
Partiamo da una breve frase che racchiude in sé il senso di questo articolo. “Be in The Box” : invece di iniziare migliaia di compiti senza controllarne nessuno, bisogna programmare.
La gestione delle mansioni aziendali è una attività complessa, ma in questo articolo vedremo che molti bug organizzativi dipendono esclusivamente dall’imprenditore stesso, dal modo di gestire task e modalità di comunicazione scelte
“Se non riesci a gestire il tuo tempo, come pensi di fare con quello degli altri?”
Vedremo infatti come l’esempio quotidiano sia il comportamento più efficace per coordinare e quanto sia necessario trovare metodi (che non richiedano stress) da integrare ciclicamente nella quotidianità per coadiuvare benefici organizzativi, aumentando la produttività.
Ecco di seguito 7 best practice.
7 pratiche per un corretto Time Management
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SCRIVERE UNA “TO DO LIST”
Si sottovaluta questo strumento, sostituendolo in modo spannometrico: si ritiene di essere in grado mentalmente di organizzare le sequenze. Ma abituarsi a scrivere “le cose da fare” ha finalità diverse:
- obbliga a investire tempo per ragionare in maniera approfondita sui compiti e sulle priorità di svolgimento, producendo schematizzazione.
- È un metodo, quindi si può trasferire ed è riconoscibile dal team. A differenza del proprio “ordine mentale” che rappresenta un elemento indicativo e grossolano
Solitamente, più ci si ritiene bravi a ricordare a mente, meno lo si è: ma la confusione genera confusione.
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PREVEDERE I TEMPI MORTI PER RIEMPIRLI
Aspetto apparentemente banale, ma quante volte si verifica che il personale ciondola in divisa? Quei momenti sono da riempire: occorre perciò analizzare le fasi di stallo durante la giornata lavorativa.
- Momenti vuoti: o studio marketing per riempirli oppure li classifico come fisiologici organizzando lo staff con compiti calibrati per durata: in 20 minuti si riesce (ad esempio) a spazzare l’ingresso, rinfrescare i bagni, portarsi avanti con delle preparazioni serali.
- L’attività F&B è notoriamente incoerente ed in preda a picchi di lavoro: questo può logorare l’efficienza dei dipendenti se la gestione non ha processi chiari. Ecco perché è fondamentale studiare il servizio.
3. EVITARE IL MULTITASKING
Contrariamente a quello che i fautori di questa pessima abitudine sostengono, Multitasking non significa essere in grado di fare più cose contemporaneamente. Si può passare da un’attività all’altra velocemente, ma le ricerche sono chiare: impossibile, nel sistema cerebrale, prestare attenzione a due stimoli in contemporanea.
- L’intermittenza incoraggia il nostro cervello a sviluppare pessime abitudini basate sulla gratificazione. Ogni volta che completiamo un piccolo task, il nostro corpo rilascia una piccola dose di dopamina, un ormone che stimola l’effetto “ricompensa”.
- Ci si sente gratificati quando si gestiscono più cose insieme, ma la verità è che quando accade ci si concentra su una cosa soltanto, confidando nella capacità del cervello di gestire circa in autonomia l’altra attività
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CHIEDERSI COSA FA PERDERE TEMPO
Giri a vuoto, personale che corre, clienti trascurati, il telefono suona di continuo. “Vado io o tu al pass?” “Chi va in cassa?”
Quindi: quali sono i bug e cosa posso fare per risolverli?
Concetto base: più è improvvisato, più il servizio è su un filo.
- Enorme errore: ripetere lo stesso lavoro in ciclo continuo. Invece che affrettarsi grossolanamente nel fare, per poi ripetersi, farle bene una volta sola: l’efficacia si tradurrà sempre in efficienza.
- Creare le condizioni per cui ogni membro del team sappia quali sono le procedure per completare le attività, e quando dovrebbero essere completate. I risultati non si ottengono con egocentriche azioni eclatanti (la sfuriata al vedere cestini sempre pieni) ma con azioni disciplinate e chiare che trasferiscono sicurezza. Abitudini corrette, controllando che vengano rispettate.
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ABOLIRE LA POLITICA DELLA PORTA APERTA
Lavorare senza appuntamento è fonte di dispersione. Il fornitore che “passa” e prende 20 minuti senza specifico motivo . Oppure le telefonate, i soci (hai 5 minuti?), il personale.
- E’ vitale che i collaboratori sappiano a chi e come possono rivolgersi per avere supporto, oppure lavorare con loro per renderli autosufficienti: rendersi però disponibili alle loro condizioni può ostacolare gli sforzi di gestione del tempo.
- Lavorare su appuntamento: i fornitori, ad esempio, vanno invitati con regolarità perché portatori di preziose informazioni, ma la cadenza deve essere strutturata e condivisa per evitare interruzioni.
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RIDURRE AL MINIMO IL TURNOVER
Parliamo del turnover patologico, purtroppo molto diffuso. Il fulcro del ricircolo del personale è spesso legato a errate politiche aziendali: si verifica principalmente per insoddisfazione generale delle risorse impiegate in azienda.
- Il turnover è un generatore delle peggiori perdite di tempo (oltre che economiche): è logorante, influisce fortemente sulla qualità dell’ambiente. Ricerca, selezione, colloquio, prova, esito. Il processo di selezione andrebbe fatto meno volte possibile
- La trasparenza è un aspetto importante della gestione: senza coinvolgimento e metodo, lo stimolo dei collaboratori sarà soltanto legato ad aspetti economici e all’attesa di un’altra occasione: non creare le basi per lo sviluppo obbligherà il sistema aziendale a continui reset
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ORGANIZZARE MEETING EFFICACI
Anticipare bisogni e problemi nella gestione può fare molto per tenere a bada stress e caos. Per mettere i collaboratori nelle condizioni di lavorare ad un livello elevato, è necessario essere chiari nello spiegare le aspettative e i compiti durante colloqui appositi, che rappresentano però una delle dinamiche che fa perdere più tempo.
- Il meeting non è un monologo e perde efficacia se non viene coordinato con almeno 3 elementi basici:
– scaletta riassuntiva degli argomenti (anticipatamente condivisa)
– durata definita
– riassunto finale condiviso.
La funzione è accrescere l’efficienza, non aumentare la dispersione con concetti vaghi - La coesione fra le risorse umane è uno dei fattori che aiuta a spingere l’azienda verso il suo massimo potenziale e aiuta a focalizzare l’attenzione su un obiettivo comune: l’egocentrismo va lasciato fuori dalla porta
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